Samfällighetens stadgar är godkända och registrerade hos Lantmäteriet, SFR2020-08501.

Även uppgifter på vilka som är utsedda till ledamöter, ledamöter som är firmatecknar och suppleanter finns registrerade hos Lantmäteriet.

Hur styrelsen sammansättning ska se ut framgår av samfällighetens stadgar, §5.

Styrelsen skall bestå av 2-4 ledamöter och 4 suppleanter varav minst en ledamot och en suppleant skall utses av resp. delområde (1 bostadsrättsförening och en grupp om 56 friköpta tomter).

Detta innebär att BRF Ridhästen utser en ledamot och en suppleant och att delområdet ”friköpta tomter” utser 1 – 3 ledamöter och 3 suppleanter.

Av tradition fungerar ledamoten från BRF Ridhästen som sekreterare för samfälligheten, ordförande och kassör har utsetts bland ledamöter från delområdet ”friköpta tomter” samt att ordförande och kassör var för sig fungerat som firmatecknare.

Utöver ovanstående finns det en strävan att ledamöter och suppleanter från delområdet friköpta tomter ska komma från fastigheter från hela samfälligheten. Detta för att styrelsen ska kunna ta del av frågor och önskemål från alla fastigheter inom samfälligheten.

Vi har nu svårigheter att hitta frivilliga till styrelseuppdrag!

Att äga en fastighet i en samfällighet innebär inte bara att man har ett ansvar för den egna fastigheten men också ett ansvar för att samfälligheten fungerar och sköt enligt dess stadgar.

Efter 28 år som ordförande kommer undertecknad inte att ställa upp för omval. Till detta kommer att ytterligare två personer i styrelsen behöver ersättas.

Tyvärr har vi inte hitta personer som frivilligt anmäler sitt intresse för styrelseuppdrag för samfälligheten vilket kan komma att medföra problem vid den kommande föreningsstämman.

Det kan därför tyvärr bli aktuellt med att vi måste införa ”ett system” som löser utmaning inom delområdet friköpta tomter för att få en komplett styrelse.

Förslag till ”system” för att utse ledamöter till samfällighetens styrelse

Inom området ”friköpta tomter” finns det 56 fastigheter, det vill säga 56 möjliga ledamöter/suppleanter.

Ett system med poäng införes enligt följande:

• 3 poäng/år som ordförande
• 2 poäng/år som ledamot
• 1 poäng/år som suppleant

En sammanställning av vilka inom området ”friköpta tomter” som under de senaste 11 åren haft styrelseuppdrag resulterar i en lista med 11 ”friköpta tomter”. Dessa ”friköpta tomter” kommer inte att vara med i ett eventuellt lotteri. Troligen finns det dessutom ytterligare någon ”friköpt tomt” som av någon speciell anledning inte kommer att vara aktuell för lotteriet.

Poäng bör raderas i samband med att en fastighet inom delområdet ”friköpta tomter” byter ägare.

Enligt samfällighetens stadgar, §6, är Mandattiden för ledamot och suppleant 1 år.

I samband med att vakanser uppstår görs en lottning mellan dem med lägst poäng inom delområdet ”friköpta tomter” för att ta fram ersättare.

Om speciella skäl finns, vilket innebär att man för tillfället inte kan ställa upp, ska man ha möjlighet till att avsäga sig uppdraget. Detta dock med förbehållet att man ska ta på sig uppdraget i det fall att man vid ett senare tillfälle lottas till att ta ett styrelseuppdrag. Man ska med andra ord bara kunna avstå en gång när man blir lottad.

Kort om styrelsens uppgifter

Gerrebacka Höjds samfällighetsförenings stadgar inled med följande paragraf:

Stadgar för samfällighetsförening, bildad enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltning skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar.

Med lagens bestämmelser menas att styrelsen även ska ta hänsyn till vad som exempelvis står i Samfällighetslagen.

Grunden för förvaltningen av samfälligheten framgår av §2 i stadgar:

Samfälligheten skall förvaltas i enlighet med vad som vid bildandet bestämts om dess ändamål.

I tillägget till §2 står följande:

Samfällighetsföreningens ändamål är att förvalta den samfällighet för vilken den har bildats. Samfällighetsförening får ej driva verksamhet som är främmande för det ändamål som samfälligheten skall tillgodose (18 § SFL). Förvaltningen omfattar även fastighet som föreningen äger samt medel som influtit vid försäljning.

Alla samfälligheter skall anges uttömmande och på ett sådant sätt att de kan identifieras. Om marksamfällighet eller gemensamhetsanläggning blivit registrerad bör registreringsbeteckningen anges.

Samfällighetens styrelse arbetar med att förvalta gator inklusive belysning, dagvattenbrunnar inkluderande dagvattenledningar, rörsystem för dricksvatten och avloppsrörsystem inklusive pumpgrop samt mark som inte är inom friköpta tomter.

Notera att ledningen som går från fastighet på friköpt tomt till avloppsledningen tillhör fastigheten.

Fjärrvärmeledningar och el-ledningar till fastigheter på friköpta tomter ägs och förvaltas av Göteborg Energi. Fibernätverket för snabbt Internet ägs och förvaltas av Open Infra.

Koax-kabelsystemet för kabel-TV och Internet ägs av samfälligheten men förvaltas tills vidare av Tele2.

Notera att alla förslag som innebär en förändrad tillgången till det som samfälligheten förvaltar enligt ovan måste hanteras som motion till föreningsstämman. Motionen ska på föreningsstämman godkännas enhälligt. Motionen kan därefter fällas om någon av samfälligheten delfastigheter lägger in en protest inom 3 månader från det datum då föreningsstämman hölls.

Hur jobbigt är det att var styrelsemedlem?

Styrelsen verksamhet framgår av ovan. Hur man löser uppgiften bestäms av styrelsen själv.

Antal styrelsemöten under styrelsens verksamhetsår bestäms av styrelsen vid det konstituerande styrelsemötet som hålles efter föreningsstämman, normalt i slutet av augusti.

Historiskt har detta inneburit 4 – 5 styrelsemöten per styrelseår.

Som suppleant behöver man hålla sig uppdatera om vad som avhandlas på styrelsemöten för samfälligheten. Man behöver endast delta i det fall att den person man är suppleant för inte kan delta.

Sekreteraren har uppgiften att skiva och publicera protokoll från styrelsens möten. Till detta kommer information om vad som händer inom samfälligheten så som när städdag kommer att hållas.

Övriga inom styrelsen arbetar med att ta fram underlag för ”kundfakturor” rörande driftsbidrag och vatten samt el som förbrukas av BRF Ridhästen.

Ordförande och kassören, som är firmatecknare, godkänner utbetalningar från samfälligheten och bevakar att ”kundfakturor” blir betalda.

Till sin hjälp har styrelsen verktyg så som Fortnox för fakturering och bokföring, Loggamera som ger underlag till vattenfakturorna samt Comlink Cloud för övervakning av pumpgropen.

Avtal för att få hjälp med hanteringen av Fortnox finns för att underlätta jobbet med bokföringen och administration av MOMS finns upprättat.

Arbete så som vinterväghållning, service av pumpgropen, underhåll av lekplatser , med mera beställes av styrelsen och utföres av entreprenörer.

Hör av dig om du kan ställa upp som styrelsemedlem!

Vi är mycket tacksamma om du vill ställa upp för val till styrelsen. Förslaget om lottning för att få till en komplett styrelse är något som vi egentligen inte vill införa.

Sture

info@gbhsff.se

Notera att boende inom BRF Ridhästen utser en styrelserepresentant som normalt har rollen som sekreterare för samfälligheten och en suppleant vid BRF Ridhöstens årsmöte.

December 1996 valdes undertecknad till ordföranden vid den första konstituerande föreningsstämman för Gerrebacka Höjds Samfällighetsförening. Förutsättningen för mötet var att ingen fick gå hem innan ordförande valts och att styrelsemedlemmar blivit utsedda.

Undertecknad ställer inte upp för omval vid den kommande föreningsstämman för verksamhetsåret 2023. Efter 28 år på den aktuella posten får det vara nog. Dessutom har tre medlemmar i styrelsen meddelat att de inte ställer upp för omval.

Samfälligheten måste enligt samfällighetslagen ha en komplett styrelse enligt vad som framgår av samfällighetens stadgar. Om ni på det kommande samfällighetsmötet inte kan välja ordförande och styrelsemedlemmar måste detta lösa exempelvis via lottning/kvotering för att få en komplett styrelse för samfälligheten.

Styrelsearbetet är inte så omfattande. Normalt sammanträder styrelse 1 – 2 timmar 4 – 5 gånger per år. Ordförande och Kassören är firmatecknar vilket medför att de godkänner leverantörsfakturor och hanterar arbetet med fakturor rörande driftsbidrag och vatten. Till detta kommer beställningar mot entreprenörer så som för underhåll.

Det är därför nu dags för 4 personer ta sitt ansvar som medlemmar i samfälligheten och för en tid ta de roller som krävs enligt stadgarna rörande styrelsen av samfälligheten. Mandatperioden är ett år för samtliga poster i styrelsen.

Hör av dig till vår valberedning, Claes Lindberg på Ponnybacken 15, om du vill ställa upp som ordförande eller som medlem av styrelsen.

Undertecknads har arbetat intensivt med att underlätta arbetet för den nya ordföranden och styrelsen genom införandet av Fortnox för fakturering och bokföring. Samfälligheten har dessutom skrivit avtal med en auktoriserade konsultföretag som kan hjälpa till med allt som rör Fortnox samt revision av samfälligheten ekonomi.

Jobbet med att lägga in och kontrollera alla uppgifter är nu gjort och verksamheten är därmed betydligt enklare och smidigare att hantera än tidigare.

Undertecknad svara gärna på frågor rörande posten som ordförande.